Il budget del personale costituisce uno strumento essenziale di valutazione dei costi aziendali, non soltanto al fine di definire correttamente il bilancio preventivo e le strategie direzionali, ma anche per avere uno strumento utile ed efficace per la predisposizione dei preventivi a clienti e committenti.
Le spese indirette riguardano i costi non direttamente legati alla produzione ma indispensabili allo svolgimento dell’attività lavorativa: la valutazione di costi indiretti e costi fissi o di struttura da considerare in aggiunta ai costi variabili del prodotto rappresenta dunque una necessità per qualsiasi datore di lavoro che non è scevra da complessità operative. Ecco una guida per procedere alla valutazione dei costi effettivi in caso di nuova assunzione di un lavoratore subordinato.
Il costo del personale dipendente è una voce di rilievo nel budget aziendale e deve essere calcolato come sommatoria di tutti i costi, sia diretti che indiretti, che devono essere sostenuti dal datore di lavoro per potersi assicurare l’attività dei propri lavoratori subordinati.
Avere il pieno controllo di ogni aspetto relativo al costo del lavoro permette al management aziendale di configurare determinate azioni. Nella fattispecie, una migliore organizzazione del comparto produttivo; la revisione degli elementi retributivi; l’incremento dell’organico nelle aree che necessitano di un maggior supporto; la riduzione del personale se necessario; l’impiego di differenti forme di ammortizzatori sociali.
Occorre tenere presente, dunque, che non si tratta soltanto del già complesso calcolo della RAL (Retribuzione Annua Lorda): vanno tenuti in considerazione anche gli oneri contributivi ed assicurativi, le quote del TFR (Trattamento di Fine Rapporto) e tutti gli altri costi necessari per l’assunzione e la gestione di personale.
Comprendere le necessità della forza lavoro è un fatto cruciale per formulare un budget del personale efficace, partendo dall’analisi dei dati storici che offrono spunti sulle tendenze di assunzione, turnover e produttività.
Queste informazioni permettono di pianificare il fabbisogno futuro in termini di competenze e numero di impiegati, basandosi sugli obiettivi aziendali e sulla strategia di sviluppo.
Valutare correttamente la domanda interna di risorse umane consente di mantenere un equilibrio tra le esigenze operative e i costi del personale, rispettando così la programmazione aziendale.
Le variabili da considerare includono previsioni sulle assunzioni necessarie, sui potenziali licenziamenti collettivi, sui trattamenti di fine rapporto e sulle risorse da allocare per la formazione e lo sviluppo delle competenze. Soltanto in questo modo è possibile adottare una politica retributiva coerente con il bilancio preventivo dell’azienda.
I costi diretti sono di certo quelli più evidenti e tangibili nella contabilità aziendale, ed includono la RAL, che indica il valore totale della retribuzione percepita da un dipendente nell’arco di un anno civile (dal 1° gennaio al 31 dicembre). Il suo valore è dato dalla moltiplicazione dell’importo della retribuzione lorda per dodici mensilità, a cui aggiungere eventuali tredicesima e quattordicesima. Contributi previdenziali INPS e premi assicurativi INAIL per la quota a carico del datore di lavoro.
L’importo di questi contributi varia in base alla tipologia di attività svolta dall’azienda, alla qualifica e al ruolo del dipendente, alla dimensione aziendale. In linea generale è possibile affermare i contributi INPS e INAIL ammontano a circa il 35% della RAL (senza considerare eventuali agevolazioni contributive applicabili al singolo rapporto di lavoro). Trattamento di Fine Rapporto che l’azienda deve corrispondere al dipendente al termine del rapporto di lavoro, a causa di licenziamento, dimissioni o pensionamento.
Questa somma matura ogni anno ed è pari alla RAL divisa per 13,5. Al 31 dicembre di ogni anno, inoltre, la quota viene rivalutata secondo alcuni parametri convenzionali per garantire che il valore del TFR non si alteri negli anni a causa, ad esempio, dell’inflazione.
I costi indiretti del personale includono tutte le spese che l’azienda sostiene per consentire ai dipendenti possano svolgere correttamente le loro funzioni.
Tra essi i più ricorrenti sono: a) oneri legati alla ricerca e selezione di nuovi talenti; b) spese per la formazione del personale; c) costi relativi alla salute e sicurezza del lavoro; d) benefit aziendali e le misure di welfare (ad es. buoni pasto voucher, incentivi per palestre e centri benessere, contributi per i trasporti, assicurazione medica privata); e) oneri per la sostituzione dei lavoratori assenti o per gestire un elevato turnover del personale; f) indennità per trasferte, rimborsi, straordinari, premi; g) software di gestione dei dipendenti; h) compensi professionali per consulenza del lavoro; i) spese generali ripartite in misura proporzionale al tempo di lavoro utile allo svolgimento del ciclo produttivo.
Sia la formazione del personale comprende che i corsi obbligatori di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro, unitamente al loro aggiornamento periodico, comportano costi diretti ed indiretti del personale. I primi sono più semplici da calcolare, in quanto soggetti a tariffe chiaramente indicate e che comprendono: 1 la retribuzione dei docenti; 2 la fornitura di materiale didattico; 3 l’eventuale utilizzo di aule o strutture esterne all’azienda.
I costi indiretti, invece, sono più difficili da determinare e consistono, ad esempio, nel tempo che i dipendenti sottraggono alla loro normale attività per dedicarsi alla formazione, con conseguente temporanea riduzione della produttività, o alle ore di straordinario assegnate ad altri lavoratori per svolgere anche il lavoro dei colleghi impegnati in un corso.
Tra i costi aziendale che afferiscono alla gestione del personale vanno inoltre considerati: 1 il prezzo di acquisto dei prodotti interni resi disponibili ad uso gratuito o semigratuito del personale, come latte, caffè, acqua minerale e prodotti di consumo non legati alle specifiche attività lavorative (es. carta igienica, sapone, salviette…); 2 le ore di lavoro impiegate per manutenzioni o riparazioni di macchinari, le ore di lavoro retribuite ma per le quali non è stato possibile adibire il lavoratore alle sue mansioni o le stesse si sono risolte, per cause di servizio o di forza maggiore, in ore di semplice attesa.
